La comunicazione
LA CORRETTA GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE INTERAZIENDALE
Un’organizzazione, ripetiamolo, consiste in un numero di persone, o di gruppi, unite da uno scopo, da un’attività e da una serie di regole.
All’interno di un’organizzazione, fondamentale elemento di coesione è il modo di comunicare che deve essere, dunque, costantemente disciplinato.
E’ dunque di fondamentale importanza, per un’azienda, sviluppare una strategia di comunicazione che ottimizzi le risorse disponibili e le armonizzi in un disegno che miri ad accrescere la produttività e il rendimento del gruppo e del singolo; questo significa saper comunicare con chiarezza e, nello stesso tempo, ascoltare e comprendere le informazioni e le istanze provenienti dal personale subordinato e dai superiori.
Ecco alcune semplici regole per comunicare in maniera corretta:
Nell’ambiente di lavoro ogni persona dovrebbe limitare le proprie comunicazioni esclusivamente agli argomenti inerenti e utili allo svolgimento della propria mansione. E’ di fondamentale importanza seguire queste regole, al fine di evitare di creare confusione, occupandosi di faccende che esulano dai propri doveri.
Qualsiasi tipo di comunicazione deve essere rivolta solo alla persona che, si presume, sia idonea a risolvere la questione. Comunicazioni non inerenti al problema proposto non devono essere considerate degne di attenzione da chi le riceve.
Qualsiasi problema deve essere reso noto all’interno dell’ufficio, assieme ad una proposta di soluzione.
Ogni buona e corretta comunicazione non deve consistere in generiche argomentazioni e vaghe generalità, ma deve essere completa di particolari, nomi ed esempi specifici, utili a renderla chiara e comprensibile.
La comunicazione deve possibilmente essere trasmessa in forma scritta e corretta.
Qualsiasi informazione all’interno dell’ufficio dovrebbe seguire dei percorsi prestabiliti, al fine di ottenere il massimo dell’efficienza e ridurre al minimo le improvvisazioni.
All’interno dell’ufficio si dovrebbe disporre di un luogo preciso, adatto a ricevere e a consegnare le comunicazioni (le classiche “vaschette”, organizzate in vere e proprie “stazioni”).
Se si ha la necessità di comunicare con un collega, si deve rispettare il sistema di comunicazioni solitamente adottato: va dunque evitato il telefono, a meno che non si tratti di un caso urgente, e non ci si presenta dal collega insieme alla comunicazione precedentemente messa per iscritto, anziché fargliela pervenire tramite il canale prestabilito.
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