La programmazione e l’esecuzione del lavoro
“La produttività di un gruppo di lavoro sembra dipendere da come i membri del gruppo considerano i propri obiettivi rispetto a quelli dell’organizzazione”
Pane Hersey
Riassumendo quanto è stato precedentemente detto, essere efficienti significa controllare in modo ottimale il proprio lavoro.
Questa abilità presuppone una serie di conoscenze: è importante essere consapevoli del proprio ruolo e dei doveri che questo comporta e, nello stesso tempo, essere a conoscenza dell’organigramma aziendale e del sistema di comunicazioni interno.
In questo modo, è possibile svolgere le proprie mansioni quotidiane senza il rischio di incorrere in una serie di errori frequenti, disponendo viceversa, di una corretta base di riferimento per intraprendere tutte le azioni necessarie al raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Il successo dell’azienda, il grado di controllo che essa potrà mantenere sul mercato in cui opera, sarà direttamente proporzionale al grado di controllo che ciascuno dei suoi membri (dal top management all’ultimo staff) mantiene sul proprio lavoro.
Naturalmente, “fare le cose giuste al momento giusto e nel modo giusto” richiede, sia ai dirigenti sia allo staff, un certo “know-how organizzativo”: il management esiste per far sì che i piani, “le intenzioni generali e a lungo termine”, possano diventare una realtà. A tale scopo vengono elaborati programmi ed emanate direttive generali di condotta, nell’ambito delle quali è possibile poi impartire degli ordini e prendere delle decisioni. Deve esistere, quindi, un generale e costante allineamento tra piani, programmi, direttive, ordini ed azioni specifiche, al fine di ottenere degli effettivi risultati, impiegando correttamente tutte le risorse disponibili.
Ecco alcune Regole d’Oro per una corretta pianificazione:
Stabilire degli obiettivi
Fissare degli obiettivi non significa stabilirli in maniera generica ma, al contrario, si deve essere molto precisi nel quantificarli e definire delle date entro le quali raggiungerli.
Una volta stabiliti tali obiettivi, è importante saperli comunicare al resto dello staff, in modo da poter programmare le azioni necessarie al loro conseguimento.
Mettere per iscritto gli obiettivi da raggiungere e la sequenza di azioni necessaria
Scrivere è spesso considerato una perdita di tempo: l’esigenza di immediatezza e flessibilità può far erroneamente presumere che tutto si possa immediatamente tradurre in operatività. Raggiungere gli obiettivi richiede tuttavia una grande disciplina, dati i numerosi impedimenti e intenzioni contrarie che regolarmente si incontrano: mettere quindi gli obiettivi per iscritto e catalogare esattamente le azioni che si renderanno necessarie, le persone che dovranno essere coinvolte nel progetto e le contromisure da adottare in presenza di determinate situazioni consentirà una maggior velocità in fase operativa. Disporre di un piano scritto facilita inoltre l’operatività del gruppo, giacché tutte le persone coinvolte avranno un preciso riferimento.
Allineare le azioni agli obiettivi prestabiliti
Spesso si incorre nell’errore di disperdere le proprie energie nel raggiungimento di obiettivi secondari e, dunque, non allineati con quelli principali.
Si deve dare la priorità al perseguimento degli obiettivi stabiliti dai quadri superiori, rimandando di porre la propria attenzione sugli obiettivi fissati ai livelli inferiori, in una fase successiva: è vitale un controllo periodico sulle proprie attività, proprio per verificarne l’allineamento generale.
Fare una programmazione giornaliera e/o settimanale che tenga conto degli obiettivi generali
Fare una lista di “cose da fare” per la settimana in corso o per il giorno successivo è senz’altro meglio di niente; tuttavia, la capacità di operare con efficienza, richiede una costante attenzione e verifica che le azioni previste siano tanto efficaci da raggiungere nel minor tempo possibile gli obiettivi “strategici”.
Osservare e rendere noti gli ostacoli che bloccano l’avanzamento verso gli obiettivi prestabiliti.
E’ fondamentale che ogni programma possa far riferimento ad un responsabile, in modo che egli, attraverso una costante opera di supervisione, possa far fronte a tutti gli ostacoli che si frappongono alla sua realizzazione, qualora si presentino. E’ altrettanto importante, tuttavia, che ogni persona coinvolta nella realizzazione di tale programma, renda noti i possibili impedimenti che dovessero manifestarsi unitamente a proposte di soluzione.
Come manager, dare ordini chiari e fornire le informazioni necessarie a farli comprendere. Richiedere esecuzioni precise e tempestive.
Naturalmente non c’è nulla di male in un comando diretto, chiaro e preciso: è importante tuttavia che sia nota la ragione per cui quel comando si rende necessario, onde evitare di incorrere in incomprensioni che portano, inevitabilmente, il manager a non ottenere quanto richiesto.
Come subordinati, accertarsi di aver ben compreso l’ordine, chiedendo chiarimenti se necessario. Eseguire esattamente quanto richiesto e fare rapporto dopo aver completato l’azione.
Se gli ordini impartiti non sono stati compresi, è preferibile chiedere chiarimenti direttamente a chi li ha emessi, piuttosto che a qualcun altro che potrebbe riportarli non correttamente.
Ogni dipendente deve sottostare esclusivamente agli ordini impartiti dal proprio diretto superiore ed informarlo nel caso in cui abbia ricevuto disposizioni da parte di altri: è bene ricordare, infatti, che un organigramma è strutturato secondo un preciso schema gerarchico dove, tuttavia, il sistema di comunicazioni segue un andamento orizzontale.
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