Le riunioni
Le riunioni sono un fondamentale strumento di coordinamento e di lavoro, purtroppo spesso usato male. Non è un caso che vi sia abbondanza di battute sui meeting e sui comitati……
“La lunghezza di un meeting aumenta in maniera direttamente proporzionale al quadrato del numero di persone presenti e sveglie”
(Eileen Shanahan)
Potrebbe essere molto utile, qualora ci si trovasse a partecipare ad una riunione poco interessante, analizzare le possibili cause di inefficienza: di nuovo, tenete a portata di mano la lista e fate una verifica!
Quando si convoca una riunione di lavoro, per far sì che risulti interessante e utile per tutti i partecipanti, è buona norma seguire queste regole:
La riunione deve essere organizzata
La convocazione di una riunione deve essere sempre accompagnata da una serie di precisazioni che devono risultare comprensibili a tutti i partecipanti: deve essere resa nota la motivazione che sottostà alla convocazione della riunione, quali saranno gli argomenti trattati, chi è invitato a partecipare, il luogo e l’orario, di inizio e di fine, dell’incontro.
Ogni riunione deve prevedere la presenza di un coordinatore.
A riunione avvenuta, deve essere steso un rapporto relativo alle tematiche affrontate ed ai risultati conseguiti.
Tutti i partecipanti debbono essere informati e preparati sull’argomento trattato.
Le riunioni di lavoro sono normalmente convocate con scopi diversi; di conseguenza, diverso è anche il pubblico che viene invitato a parteciparvi: ad esempio, alcune riunioni vengono convocate per informare lo staff di determinate disposizioni, oppure, per discutere dei risultati conseguiti; altre, riguardano esclusivamente il management e la sua specifica attività di coordinamento.
Le riunioni nelle quali devono essere esaminate delle direttive, dei progetti e delle specifiche attività, richiedono un’accurata preparazione: è importante raccogliere tutte le informazioni necessarie ed esaminare le diverse situazioni che saranno oggetto di discussione durante la riunione.
E’ dunque consigliabile che coloro che parteciperanno alla riunione curino la propria preparazione prima di prendervi parte, ben consapevoli di quale sarà l’argomento trattato e delle possibili conseguenze che una determinata direttiva o proposta potranno avere sui diversi settori.
In questo modo, la riunione potrà diventare l’occasione in cui ogni direttiva, progetto e linea operativa verranno chiariti dai singoli responsabili, in modo da conseguire quei benefici condivisibili da tutti gli appartenenti all’azienda.
I risultati della riunione vanno messi per iscritto
E’ di fondamentale importanza stendere un rapporto scritto relativo a tutte le disposizioni emerse nel corso della riunione, una volta che questa sia volta al termine: tale report sintetizzerà i nuovi obiettivi da raggiungere, accompagnati dalle specifiche linee d’azione. In pratica deve esistere certezza di riferimento a proposito di COSA DEVE ESSERE FATTO, CHI LO FARA’ ed ENTRO QUANDO DEVE ESSERE FATTO.
La riunione successiva si aprirà con la verifica puntuale di quanto precedentemente stabilito.
Ordine e disciplina
La puntualità è molto importante: si deve essere presenti sul luogo destinato all’incontro all’ora prestabilita. I ritardatari, in genere “cronici” vanno disciplinati, anche iniziando la riunione senza di loro.
E’ buona norma evitare di disturbare durante la riunione con inopportune interruzioni o facendo squillare il cellulare, che è preferibile tenere spento.
E’ utile essere sempre ben consapevoli di quali sono le ragioni che impediscono un efficiente svolgimento del lavoro, evitando dunque di:
- fornire informazioni false
- fornire osservazioni e valutazioni che non sono inerenti al proprio ruolo o agli obiettivi della riunione
- fornire informazioni irrilevanti o, al contrario, incomplete
- fornire valutazioni basate non su fatti ed elementi specifici, ma su dicerie ed opinioni: ciò è alla base di discussioni senza fine e di conseguenza di riunioni interminabili
CONCLUSIONE
“Lavora più intelligentemente, non più duramente”
“Anonimo”
Abbiamo riepilogato come essere efficienti significhi in ultima analisi avere un controllo ottimale del proprio lavoro: nel fare ciò ognuno di noi è influenzato dalla propria formazione ed esperienza.
Riceviamo le istruzioni nel contesto della nostra educazione, esperienza, eredità, dalla cultura della nostra organizzazione e di molte altre variabili. I manager di successo lo sanno e si assicurano che le loro istruzioni siano chiare, concise e comprensibili.
Sanno anche che loro sono in bilico fra fornire istruzioni adeguate e soffocare l’iniziativa dei collaboratori non concedendo loro abbastanza libertà per fare il proprio lavoro.
Potete trovare il giusto equilibrio tra istruzione e motivazione incoraggiando i vostri collaboratori a partecipare alla determinazione degli obiettivi per loro stessi e per la squadra, aiutandoli a sviluppare dei piani per raggiungere i loro traguardi e assicurandovi che ognuno capisca con chiarezza qual è la missione del gruppo ed il suo ruolo per portarla a termine. Suggerite ai membri del gruppo di fare una verifica di tanto in tanto per stilare un rapporto sui loro progressi e poi … fatevi da parte e spronateli.
Buon lavoro!
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